למה גיבוי? ומה חשיבותו?

גיבוי נתונים היא פעולה הכרחית למשתמשי מחשבים.

המחשב הינו מכשיר מורכב, המופעל באמצעות חומרה שאמנם היום היא אמינה למדי, אך עדיין יכול להיות כשל כל שהוא בה.

בדיסקים קשיחים ישנו מנוע המסובב כל הזמן את המשטחים המגנטיים עליהם נכתבים הנתונים, והוא יכול להתקלקל. לדיסקים הקשיחים יש גם מערכות אלקטרוניות היכולות להתקלקל בתהליך העבודה.

המחשב כולו (והדיסקים הקשיחים שלו) יכולים בהחלט להינזק מהפסקת חשמל, או מתח חשמלי לא מתאים. ספק הכוח של המחשב עשוי גם הוא להפסיק לעבוד במקרה הטוב, או לשלוח מתח חשמלי לא נכון במקרה הגרוע.

תוכנות המחשב, אלה הצרובות בו (BIOS) ומערכת ההפעלה עצמה יכולים להתקלקל ולגרום נזק לנתונים, ועוד לא דיברנו על נזק למחשב שאינו קשור בהפעלתו כמו שריפה, נפילה ושאר מרעין בישין...

על כן יש להעתיק את הנתונים לעיתים תכופות ככל האפשר, כדי לחסוך זמן ארוך של התאוששות אחרי תקלה (כשהמחיר מסתכם בדקות ספורות ליום).

כמו כן אנו ממליצים על שימוש במכשיר "אל פסק" (UPS) ולבדוק את יעילותו כל כמה חודשים ולא פחות מפעם בשנה – במכשיר יש סוללה שיעילותה הולכת ופוחתת ויש להחליפה (או את המכשיר כולו) כשאיננה יעילה. אופן השימוש במכשיר: אם יש הפסקת חשמל, יש לצאת באופן מסודר מהתוכנה, ולכבות את המחשב כליל עד 5 דקות לאחר חזרת החשמל.

המלצתנו היא לגבות את הנתונים בכל סוף יום עבודה (או תחילתו) על גבי אמצעי חיצוני (דיסק און קי הוא האמצעי המומלץ, אבל גם צריבה על גבי תקליטור, או העתקה לדיסק חיצוני נשלף). 

חשוב:  בעת ביצוע הגיבוי אסור שתהיה פעילה תוכנה אחרת הנוגעת בקבצים, מכל תוכנה שפונה ל- ChangeMat חובה לצאת כליל לפני הגיבוי, למעט מהתוכנה המגבה.

פעם בחודש (פקודת מס הכנסה מחייבת בשבוע הראשון של כל רבעון), יש לקחת את הנתונים למקום חיצוני לעסק (לבית, למשרד אחר, לרואה חשבון), לשמור אותם שם ולהחליף לדיסק און קי אחר (ניתן להחליף ביניהם כמובן בחודש שלאחר מכן).

התוכנה תשמור על גבי אמצעי הגיבוי שבוע שלם של "דורות" גיבוי מסומנים על ידי ספריות 1-7 (יום א' עד שבת, בהתאמה).

התאוששות (שחזור נתונים): הקבצים המגובים אינם קובצי העבודה. תוכנת הגיבוי דוחסת אותם כדי 10% מגודלם המקורי, אך הם מכילים את כל המידע נכון לרגע הגיבוי מאז השימוש בראשון בתוכנה. אנשי ענבל יעזרו לבדוק את טיב הגיבוי (גם הוא עלול להתקלקל ולכן שומרים גרסאות של שבוע שלם) ולהחזיר את הקבצים לגודלם המקורי ולעבודה שוטפת.

גיבויים אחרים:  ישנה גם אפשרות לגיבוי אחר, חיצוני לתוכנה. רצוי שבנית הפרוצדורה לכך תעשה על ידי טכנאי מחשבים, או מי שבקי באופן העתקת קבצים וספריות במחשב, כדי למנוע עגמת נפש. הספרייה אותה צריך לגבות היא: Change.Mat\data (למהדרים: אפשר להעתיק גם את כל ספרית Change.mat) הנמצאת בדיסק תפעול  התוכנה. גם כאן בעת ביצוע הגיבוי אסור שתהיה פעילה תוכנה אחרת הנוגעת בקבצים, מכל תוכנה שפונה ל- ChangeMat חובה לצאת כליל לפני הגיבוי .