איך לרשום כספים שנתקבלו מלקוחות, כאשר ההמרה עבורם מתבצעת באיחור?

לעיתים יש צורך לקבל מלקוח שיק ולבצע את ההמרה רק לאחר שאנו בטוחים שהשיק נפדה. איך נרשום פעולה זו, כדי לשמור על קופות מדויקות?

קודם כל נציין כי אין לרשום פעולת המרה אם לא התבצעה. דהיינו הרישום של הפעולה כהמרה, במועד קבלת השיק ושמירת השובר עד לאחר שהשיק נפדה, יוצרת אי התאמה בקופות ואסורה לחלוטין.

במועד קבלת השיק אנו נפיק ללקוח קבלה.

ב"קופה מקבלת" נרשום את קופת העבודה, וב"קופה נגדית" כרטיס מעבר שפתחנו לצורך המתנה של שיקים לפירעונם.

שאר הפרטים בקבלה ימולאו כנהוג, הנה בדוגמא (קופה/כרטיס 4444  "כספי לקוחות במעבר") :

רישום לפקדון

לאחר הנפקת הקבלה כרטיס/קופה 4444 אם כך יראה יתרה של 4000-  (מובנו שאנו חייבים את הכסף ללקוח).

את השיק נפקיד בבנק (בתוכנת ההפקדות או בהעברה לבנק).

לאחר שהשיק נפדה נבצע פעולת המרה. אבל בצד הכניסה נכניס את הכסף לקופה/כרטיס 4444 – אפשר לרשום את הקבלה כשיק (ואין צורך לרשום שוב פרטי השיק אלא אם כן הוא גבוה מ-50000 ₪.

השלמת פעולה זו תגרום כמובן ליתרת 0 בכרטיס 4444 – כספי לקוחות במעבר – כי יותר איננו חייבים כסף ללקוח.

רישום מפיקדון