יצוא להנהלת חשבונות

תוכנית זו מטרתה להעביר להנהלת החשבונות של העסק את התנועות החשבונאיות. כל תנועה שבוצעה ב- ChangeMat תופיע בהנהלת החשבונות.

ישנה אפשרות לפרק תנועות לפי קוד סוג מטבע, דהיינו, מזומן, שיקים, וכדומה, אך הפירוק יעשה לאותו חשבון במערכת החשבונאית, בתנועה נפרדת.

היצוא להנהלת חשבונות אפשרי כרגע לתוכנות הבאות: מוניטין, פיננסית, חשבשבת תרשיש, קו אשראי ועוד תוכנות המשתמשות בתקן חשבשבת. אפשר לייצר מבנים לכל תוכנה היודעת לקלוט תנועות חיצוניות לפי דרישה. קביעה זו נעשית באופן חד פעמי בשעת התקנת התוכנה.

עם התקנת התוכנה, או לאחר מכן, כשנוצר הצורך בהעברת התנועות להנהלת חשבונות מוזנים קודי המטבע של תוכנת הנהלת החשבונות שאליה יועברו נתונים למערכת ChangeMat.

לפני העברת התנועות, יש לוודא כי לכל קופה, כרטיס או חשבון בנק במערכת הוזנו מספרי הנהח"ש (הנקראים גם קוד חשבון או מפתח חשבון) עבור כל מטבע ומטבע.– אופן הזנת הנתונים מתואר ב'קבצים' – בסעיף 'חשבונות להנה"ח'. כדי לשמור על איזון המערכת יש לפתוח חשבון לאיזון בשקלים. חשבון כזה פותחים על ידי רישום בסעיף: 'חשבון לאיזון בשקלים' בתוכנית 'חשבונות להנה"ח'.

העברת התנועות מתבצעת לפי תאריך רישום, דהיינו תנועה שנקלטה בחודש ההעברה, אך בתאריך ערך של חודש קודם או לפניו, או לחודשים הבאים, תעבור להנהלת חשבונות עם תאריך ערך נכון.

שים לב! לטובת נכונות המערכת החשבונאית, אין לבצע ביטולים לתאריך הקודם להעברה האחרונה, אלא בתאום עם הנהלת חשבונות.

העברת התנועות תעשה עבור כל חודש בנפרד, על כן יש להקיש בחלון הבקשה חודש ושנה מבוקשים.

לעתים נדירות, אם הנתונים לא עברו כראוי נחזור לבצע קובץ לחודשים קודמים. אך יש להיזהר, ולבצע זאת רק אם יש בטחון מלא שהתנועות הקודמות לא נקלטו במערכת החשבונאית.

תכנית היצוא להנהלת חשבונות תבדוק את הימצאות קודי החשבונות במערכת החשבונאית. אם יחסר קוד חשבון, המערכת לא תפיק את ההעברה, אלא דוח חוסר של קודי חשבון, על המשתמש להוסיף את קודי החשבונות החסרים ולחזור על הפקת הדוח.

במקומות בהם מייצרים תנועות של שיקים (עצמיים) שהפקתם נעשית מאוחר יותר, ניתן לבחור אם להעביר תנועות עם שיקים כאלה על ידי סימון בתיבה המתאימה.  לקוחות  שאינם עובדים בשיטה זו יסמלו תמיד "לכלול את כולן" שהיא גם ברירת המחדל.

התנועות יוצגו על המסך לאחר הקשת F9 בחלון בחירת ההעברה.

התוכנית תשלוף את הנתונים המבוקשים ותציג אותם על המסך.

עתה נוכל להדפיס דוח העברה להנהלת חשבונות על ידי F8, ליצר את קובץ ההעברה על ידי F7 לתוך ברירת מחדל שנקבעה בתיאום עם ענבל בע"מ, או לבחור מחיצה אחרת לקובץ שייוצר על ידי F6. שם הקובץ שנוצר (בהתאם לתוכנת הנהלת החשבונות) יהיה כתוב על המסך.

את הדוח ניתן גם ליצא לאקסל באמצעות מקש F5.

ESC – ליציאה מן התוכנית.