איך מתחילים במשרד המרה חדש

פרק זה במדריך מיועד למשתמש מתחיל העומד בפני התוכנה, ואין לו שמץ של מושג 'מה עושים עם זה'. מטרת הפרק לנסות ולהדריך את המשתמש במטלות הראשונות שלו בתוכנה, ובאותם נתונים הכרחיים ממש להתחלת עבודה. פרק זה איננו תחליף לפרקים שלאחר מכן, שבהם מפורט אופן העבודה בתוכנה בצורה יסודית.

טיפול בפרטי הקופאים - יש לקלוט את נתוני הקופאים במלואם. קליטת הנתונים המלאה, כולל שם מלא ותעודת זהות, חשובה לצורך הדיווח לרשות לאיסור הלבנת הון.

יש להקפיד, כי בחילופי משמרות בין קופאים, יוחלף גם הקופאי, כדי למנוע רישום שגוי במחשב.

פרטים מלאים על עדכון קופאים מפורטים בקופאים הנמצא בסעיף 'קבצים',.

יש לקלוט שערי מטבעות - התוכנה והוראות החוק דורשים כי שערי המטבעות בהם מתנהל המסחר, יהיו מעודכנים. חשוב גם עדכון השער היציג, או שער האמצע בהעדרו, המשמש לצורך הפקת דוחות מסויימים, ובעיקר לדיווחים לרשויות.

אין צורך למלא את שערי המטבעות או סוגי המטבע (מזומן, שיקים, המחאות נוסעים וכו') שאין עובדים איתם.

פרטים מלאים על אופן קליטת שערי מטבע מפורטים בעדכון שערי מטבע בסעיף 'קבצים'.

דריכת מדפסות – לפני שנתחיל בעבודה ממש, יש לדרוך את המדפסות בתוכנה. פעולה זו תעשה בסעיף ניהול. אפשר לדרוך מדפסת לשוברים ומדפסת אחרת לדוחות, או את שני הסעיפים לאותה מדפסת.

מדפסת שוברים צרה (סליפ הדומה לקופה רושמת), הפועלת בשיטת DOS, ואין לה דרייבר ב- windows אפשר לדרוך בתוכנה זו בעזרת סעיף doslpt]] שבמדפסת שוברים. בגרסה 7.6.8 ואילך, אפשר לדרוך גם את סוג הדף (A4 או סליפ) בסעיף מדפסת לשוברים.

הכנסת סכומי כסף ראשוניים למערכת (השקעת בעלים) - על מנת לקלוט לתוכנה את סכומי הכסף הראשוניים בקופה, דהיינו את ההשקעה הבסיסית של בעלי העסק, יש לפתוח כרטיס 'השקעת בעלים' , שמספרו יהיה תמיד 1000 ומעלה, רוב משרדי ההמרה בחרו ב- 1001.

את הכרטיס, פותחים בסעיף 'כרטיסים ובנקים' בסעיף ראשי 'קבצים' פרטים מפורטים בכרטיסים ובנקים בסעיף 'קבצים'.

לאחר פתיחת הכרטיס 'השקעת בעלים' – יש לעבור לתוכנית 'העברת כספים בין קופות', בסעיף 'פעולות' ולהעביר את סכומי הכסף שהועברו לקופה, לפי מטבע וסוג המטבע, מקופת (כרטיס) השקעת בעלים, לקופת העבודה.

בעת קליטת הנתונים בתוכנית זו, אפשר להעזר ב- F2 בשדות הקופה, לבחון אילו קופות אפשריות.

פירוט אופן העברת הכספים מקופה (כרטיס) לקופה (כרטיס) ב 'העברת כספים' בסעיף 'פעולות'.

שינוי נתוני משתמש - ב'נתוני משתמש' הנמצא תחת הכותרת 'ניהול' ישנו הסבר כיצד אפשר לעדכן את פרטי המשתמש.

בעת ההתקנה, ענבל בע"מ, מעדכנת את הפרטים כפי שנמסרו לה בטופס הזמנת התוכנה, אך לעיתים, כשחסרים נתונים, או שנרשמו במשובש, יש לשוב ולעדכן אותם.

שים לב כי אין להכניס בשורה הראשונה ובשורה השניה גרש ('), אם צריך לעשות כן, בקש סיוע מאנשי ענבל בע"מ.

חשוב ביותר לעדכן את מספר הזהות של משרד ההמרה, (שהוא מספר מזהה ברשם נותני שירותי מטבע) המשמש לצורך דיווח לרשויות. חסרונו יגרום לדיווח שלא להקלט.

עכשיו ניתן להתחיל בעבודה העיקרית – ההמרה - במדריך זה יש פירוט רב, על אופן ביצוע ההמרה, על כל מרכיביה, ב-'המרות' תמצא חומר רב על אופן ביצוע ההמרה, וכיצד להפיק מן התוכנה את המירב. ואל תשכח בתום יום העבודה להפיק:

דוח קופה - לבדוק התאמת הדוח למצאי בפועל בקופה, ולשמור את תוצאות ההתאמה לטובת מנהל החשבונות/רואה החשבון שלך. פרטים מפורטים ב'דוח קופה'.

והעיקר – גיבוי - שאיננו נחשב דווקא לאחד מהליכי ההתחלה בעסק, אבל המודעות לצורך בו חשובה ביותר. גיבוי מסודר ותכוף ימנע את מפח הנפש באבדן קבצים חשובים. במדריך זה בסעיף 'גיבוי' מוסבר הליך הגיבוי.